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赢群陪读《高效邮件工作法》6高效能人士会注意的5个要点

来源:赢群邮件营销时间:2020-05-26 09:31:05点击:1171

  书名:高效邮件工作法

  作者:平野友朗

  现在,大家对高效能人士的形象大体有一个了解了吧。思考怎么做效率最高,为此做出安排,自己推动工作进行……这些是我所理解的高效能人士的形象。正如我最初所述,工作速度与邮件处理速度之间有着密切的关系。以我阅邮件无数的经验来看,高效能人士在处理邮件时会注意5个要点,即“目的”“视觉”“易回复”“语言”“缩短处理时间”。这也是自第2章开始各章节的主题,后文会进行详细说明,在此仅简单地对各个要点进行介绍。第一个是“目的”。商务邮件都有明确的目的,一般是处理以下几种事务:

  •约定会面。•调整约定时间。•报告工作进度。•商谈业务的发展方向。•发送资料。

  基于这些目的,我们才会发送邮件。但是有些人只顾邮件的内容,却忽略了目的。这样的邮件会让收件人不明白你想让他做什么,导致沟通不畅。已经建立联系的公司或项目组同事或许还能把缺失的部分补充起来,想到“应该是想说这件事吧”,而对那些了解不多、初次与你邮件沟通的人来说,要补充、领会没有看到的内容确实很难。因此,在写邮件之前,一定要想清楚自己的目的。

  第二个是“视觉”。当一个人打开一封邮件,决定他是否阅读的因素是什么呢?是内容吗?不,是外观(即版式)。每一行都长度适中,中间也为了阅读方便而适当空行,这样的邮件可以让人没有压力地阅读下去。相反,文字排得很拥挤,也没有换行,这样的邮件让人看一眼就不想再读了。如果能让收件人在打开邮件的一瞬间就觉得“易读”,这封邮件就容易被看完;相反,如果收件人觉得“难读”,就不容易看完邮件,或者会推后再看。决定收件人是否阅读仅仅是一瞬间,所以高效能人士为了让自己发出的邮件被处理的优先级提高,会特别在意邮件的视觉效果。而且很多工作如果收不到对方的回复是无法推进的。在必要的时间没有收到必要的回复,工作就会停滞不前。既然这样,就要让自己的邮件“易回复”。这也是第三个要点。不经过仔细考虑没有办法回复的邮件,自然会被放在后面处理,这可能会导致收件人忘记回复。为了尽快收到回复,使邮件“易回复”是不可或缺的。

  怎样写有助于尽快收到回复呢?关键就是第四个要点———“语言”。想要顺利收到回复,邮件名和正文中就要有“戳中收件人内心”、“让收件人心动”的语言。“戳中收件人内心”指的是不被忽略、切切实实地留在收件人的记忆里。“让收件人心动”是指促使收件人按照自己所期待的行动。不是什么内容都直来直去地写出来就行了,如果用了幼稚的表达方式,会被收件人质疑作为商务人士的能力。

  另一方面,如果措辞过于拘泥形式,会给人留下不知变通的印象。双方尚未熟悉的时候,需要下功夫拉近距离。在这些基础上,高效能人士会注意什么呢?这就是最后一个要点———缩短处理时间。缩短邮件的处理时间可以通过多种方式实现,缩短回信的时间就是其中之一。话说回来,回复邮件花费的时间,多少算合适呢?当然要根据内容来定,如果只是简单的汇报、咨询的回复、会谈的日程调整等,我认为一两分钟即可。“我可写不了那么快!”很多人会这么想。其实,只要掌握了诀窍,快速回复邮件并不困难。重要的是,对待邮件,要做好“手上不握球”的思想准备,“球来了立刻打回去”。

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