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赢群陪读《高效邮件工作法》7所有的商务邮件都有“目的”

来源:赢群邮件营销时间:2020-05-27 07:20:34点击:723

  书名:高效邮件工作法

  作者:平野友朗

  任何一封商务邮件都有其目的(即为何发送邮件),如果目的不明确,就不能准确地向收件人传达自己的意图和期望。高效能人士深知邮件关系着业务的进展,所以在写邮件时会十分注意自己发送邮件的目的。当然,工作的内容不同,邮件的目的也多种多样,如从事销售工作的人时常需要给素未谋面或者只有一面之缘的人发邮件约面谈;委托信的最终目的是说服对方承接工作;道歉信的目的是让对方接受你的道歉并继续与你合作;投诉信是为了让对方解释问题发生的原因以及给出应对措施;而向领导征求意见的邮件,目的是让领导了解相关情况,并对下一步的行动做出指示。

  但是,大部分觉得自己“不擅长处理邮件”的人都不知道明确邮件目的的重要性,意识不到自己是为了什么发送这封邮件,这就像“为了开会而开会”一样,实际上使会议成功的诀窍是提前设定议题(主题)。如果议题是“增加营业额”,那么只有分析数字没有上升的原因,商讨具体如何达成目标,最终才可以得出结论。仅仅“为了开会而开会”的话,就只是让大家聚在一起而已,不管讨论多久都不会得出有价值的结论。邮件亦如此。当发送邮件本身成为目的,邮件的内容会令收件人迷茫,不知道自己该怎么做,也不知道发件人的要求是什么。

  例如,房地产销售人员要向目标客户发送主题为“样板房参观活动的邀请”的邮件,这封邮件的目的是“让对方来现场参观”。然而,很多时候,他们会把邮件的主题变成“关于举办参观活动的通知”。这样一来,邮件中就只有时间、地点、是否需要预约、预约方法(电话还是邮件)等基本信息了。然而,一个简单的“通知”是远远不够的,它完全忽略了让收件人到场的动机与方法,不会使收件人对参观活动产生兴趣。要写出让收件人感兴趣的邮件,重要的是,要把“让对方来现场参观”而不是“通知”作为目的。意识到这一点,邮件中就会体现“为什么在这个时候发邮件”、“为什么要推荐这个参观活动”等信息。发件人可能会觉得,如果收件人对自己的邮件感兴趣,就会发来回复。但是这太过天真。更可能的结果是,收件人觉得“没有必要回复”,并且删除了邮件。为了避免这样的结果,可以在发送之前从头读一遍,确认邮件能否达成目的。当然,实现“让对方来现场参观”这一目的之后,要以“让他对房子感兴趣”为下一阶段的目的,最终目的则是“签约购房”。所以说让对方来现场参观,只是实现最终目的的一个踏板。

  在我受企业委托所举办的培训中,我发现很多人容易忘记邮件的目的。为了验证判断,我看了他们过去的邮件,其中大部分都体现不出发件人到底想要做什么。当我问他们“你觉得通过这封邮件,你达到目的了吗?”,大部分人的回答都是“没有……”。如果能客观地阅读自己所写的邮件,他们也能发现这样的内容是无法达成目的的。

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