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赢群陪读《高效邮件工作法》11 时机的把握

来源:赢群邮件营销时间:2020-06-01 09:17:21点击:1156

  书名:高效邮件工作法

  作者:平野友朗

  高效能人士对发送邮件的时机也很敏感。也许有人会问,“发送邮件还要考虑时机吗?”我以致谢邮件为例进行讲解,应该会比较好理解。假设你与客户公司的负责人进行了面谈,需要发送致谢邮件,而你5天之后才把邮件发出去,那这封邮件很可能达不到你期望的效果。不管你的邮件写得多么情真意切,如果发送得太晚,其效果恐怕还不如不发。另外,会议纪要至少要在会谈后的第二天发送,才会让对方觉得及时。如果三四天后才发送,对方可能记忆也模糊了,还可能对会议纪要的记录质疑。我现在之所以如此重视邮件的发送时机,是因为一个人的邮件。他的邮件内容非常优秀,几乎可以打满分,但是不知道为什么,他的工作业绩却不甚理想,公司对他的评价也一般。我一度觉得很奇怪:“能写出这么高质量的邮件,为什么工作却做不好呢……”答案就在于时机。他所有邮件都发送得太晚,无法跟上对方的节奏。与客户商谈,一周以后才开始发邮件跟踪,这时候客户对商品或者服务的印象已经变淡了,业务机会就这么一个个流失了。另外,不管怀着多大的诚意处理投诉邮件,收到投诉一周以后才联系对方,只会让对方怒火倍增。俗话说“趁热打铁”,处理邮件也是这个道理。如果不趁着对方印象比较深时赶紧发送邮件,那么邮件写得再好,也得不到好的结果。大体来说,所有邮件的最佳回复时间都不要超过第二天。例如,对于面谈的客户,应在见面的当天或者第二天中午之前发送致谢邮件,同时把面谈的内容概要发过去。发给研讨会参会者的致谢邮件同理,如果能在第二天中午之前发送过去,会让人觉得主办方很靠谱。另外,高效能人士还会根据对方的工作情况来考虑什么时机发送邮件效果最好。在对方快下班的时候发送邮件,对方一般不会立刻查看。高效能人士会选择对方有充足时间处理邮件的时间段发送邮件,并根据不同工作日的工作情况来决定邮件发送时间。从这一角度来说,是否要在星期五下午发送邮件尤其需要仔细考虑。很多人不想把工作拖到下周,所以勉强自己加班,发完邮件才回家。也有人利用周末时间整理剩余的工作,赶在星期一上班时间发过去。但是这样会导致星期一早上对方的收件箱里挤满新邮件……假如对方工作能力不够强,需要处理的邮件越多,处理时就越可能出现疏忽。所以高效能人士是不会在星期五下午发送重要邮件的,因为这个时候发送的邮件与其他邮件混在一起,被忽略或者拖后处理的概率很大。稍微偏离一下话题,有人会说“只要是工作邮件,我不管周末还是深夜都会查收的!”我不推荐这种工作方式,也绝对不会这样做。如果你这么做,会让人觉得“这个人在工作时间之外也会回复”、“这家公司周末也工作”,如此一来,就像我在上一章中所写的,你就会陷入失去工作主导权的状态。一旦给对方留下自己会随时回复邮件的印象,就很难再纠正了。所以要在工作时间处理邮件,工作时间之外不再查看收件箱。还有一些邮件特意晚几天再回复反而更好。比如,当对方在交涉中提出无理的要求,最好不要立刻回复,不然会让对方觉得你们没有认真讨论就做出了答复。就算你们已经得出了结论,回绝的邮件也要两三天以后再发出,让人觉得这是你们深思熟虑的结果。此外,想和麻烦的人保持距离的时候,也可以晚几天再回复,逐渐淡化你们的关系。我曾经有过这样的经历。有人给我写邮件咨询创业的事,一开始我还热情地回复,可以说知无不言言无不尽。后来他的邮件越来越频繁,涉及的内容也越来越专业,已经超出了好心帮助的范围,向他表示进一步的咨询需要收费也没有用,令我不胜其烦。于是,我就不时晚三天到一星期再回复,和他拉开距离……此外,遇到不得不回复的邮件,刻意让回复邮件看上去冷冰冰,或让文字看上去是照搬模板,也不失为有效的方法。总之,回复邮件并不是越快越好,最佳的回复时机要结合“目的”来考虑。

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