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赢群陪读《高效邮件工作法》13发邮件时不要怕出错

来源:赢群邮件营销时间:2020-06-03 09:34:54点击:1271

  书名:高效邮件工作法

  作者:平野友朗

  我在培训中注意到,有些人写一封邮件要花15~20分钟,他们会在写的过程中反复确认一些细节,就算这样还是不敢发出去……沟通之后我发现,他们觉得邮件有唯一的“正确”答案,坚信不把邮件写得完美无缺绝对不能发出去。因此,一个简单的收件人称谓,也会让他们纠结很久———要不要加上公司名称?需不需要加上职位?是不是应该用“全名+先生/女士”的格式?……最终,他们会在网络上搜索“邮件收件人称谓礼仪”来找寻“正确”答案。这么一来,一封邮件要写15~20分钟也就不难理解了。实际上,邮件的收件人称谓并不是一件值得烦恼的事情(见第3章的“写邮件须注意的7个要素”),而且现在临时职务、部门变动等情况也并不少见,所以在写收件人称谓时直接称呼“姓氏+先生/女士”,如“王先生/女士”,也不会被视为失礼。除了收件人称谓,对于邮件开头妥不妥当、有没有错别字、固有名词有没有搞错等问题,有的人如果不逐一检查,是绝不会发送邮件的。不客气地说,其实没有必要这么神经质。邮件内容多少会有点问题,不用担心,只管把邮件发出去。当然,要尽量减少错别字和输入失误。没有错误自然再好不过,但是希望你能想一想,发送这封邮件的目的是什么?假如你要写邮件向领导汇报在流通过程中发现了次品这一情况。如果你忙于检查错别字和输入失误,又考虑了半天邮件的措辞,导致邮件发送迟了,结果会怎么样呢?相反,如果你及时汇报了情况,就算邮件有错别字,领导会因此而责备你吗?当然,这只是一个例子,我想说的是,我们要首先考虑应该优先实现什么目的。因此,在紧急的时候,我不会太过在意输入或者助词的对错,而会重点检查金额、日期、对方姓名、公司名称等一旦出错可能会引发致命纠纷的信息。事后,我确实会发现已发送邮件中的错误,收件人应该也发现了,但是他们并没有指出来。相反,他们会在回复中感谢我及时发送邮件。发送的邮件完美无瑕,这是我们的理想。但是如果因为追求完美而错过对方期望收到邮件的时间,这封邮件就失去了它的价值。我认为我们更应该重视速度,为了“目的”,牺牲一点“正确”也无可厚非。这么一想,写邮件时是否会更放松一些?

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