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赢群陪读《高效邮件工作法》14易读和想读的邮件会被优先处理

来源:赢群邮件营销时间:2020-06-04 09:28:02点击:1033

  书名:高效邮件工作法

  作者:平野友朗

  邮件,最重要的是视觉感受。”培训中,听我这么说,大部分人都一脸诧异。在提问环节,很多人问我:“怎样才能提高文笔水平呢?”也许大家觉得是因为自己的文笔水平不够高,所以工作才不顺利。但是,文笔好,邮件就能被阅读吗?事实并非如此。每行的字数以及行间距等视觉(版式)要素,对能否使收件人想读这封邮件有着重要的影响。我喜欢读书,每天都会读一本,所以阅读对我来说并非难事。即便我习惯阅读,看到全是文字的书(换行少、行间距窄)也会心生抗拒。就算硬着头皮读,也要花不少时间。邮件也是如此。那么“难读的邮件”是什么样的呢?请看下面的特征:

  •每行的字数过多(超过30个字)。

  •没有空白。

  •不换行。

  •一段超过5行。

  •应该分条列出的事情写成了一段。

  “难读”指的是邮件外观(版式)不够美观,以至于收件人对打开邮件时看到的画面心生反感(失去阅读兴收件人对打开邮件时看到的画面心生反感(失去阅读兴趣)。一旦产生了反感,除非特别的邮件,都会被延后处理。有的人会认为,既然是工作邮件,不管多么难读,也应读到最后。的确,对于不得不读的邮件,收件人会耐着性子读完,不过这时候其对发件人的好感也降到了谷底。难读的邮件甚至会影响收件人对邮件的理解,容易引起理解错误,导致发件人不能准确传达信息,无法获得想要的结果,以至于不得不重复工作,工作的推进也会很缓慢。邮件难读,就会被收件人放在后面处理,结果就是工作推进缓慢。高效能人士为了避免这样的情况出现,会在邮件外观上比别人花费更多心思。特别是给陌生人写邮件时,因为这封邮件决定了你留给对方的印象,所以要尤其注意邮件外观。

  对于文章而言,是否易读、想读某篇文章,与过去是否读过同类型的文章有关。例如,你在书店找书,目光停留在某位作家的作品上,这时,如果你想起以前看过这位作家的文章,感觉行文怪异,读起来很困难,就不会再伸手去拿那本书了吧?商务邮件也是如此。处理邮件是业务的一部分,所以即使有抵触的邮件也要阅读。但是如果看到发件人的姓名就会回忆起之前遇到的困难,那么立刻就会失去阅读兴趣,从而导致回复延迟。可以说,邮件外观对工作进度有直接的影响。不管邮件内容写得多么好,收件人不打开看就没有任何意义,你也不会收到回复。所以必须在视觉效果上下功夫。那么邮件的视觉效果应该如何改善呢?接下来我会详细说明。

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