书名：高效邮件工作法
作者：平野友朗
邮件，最重要的是视觉感受。”培训中，听我这么说，大部分人都一脸诧异。在提问环节，很多人问我：“怎样才能提高文笔水平呢?”也许大家觉得是因为自己的文笔水平不够高，所以工作才不顺利。但是，文笔好，邮件就能被阅读吗?事实并非如此。每行的字数以及行间距等视觉(版式)要素，对能否使收件人想读这封邮件有着重要的影响。我喜欢读书，每天都会读一本，所以阅读对我来说并非难事。即便我习惯阅读，看到全是文字的书(换行少、行间距窄)也会心生抗拒。就算硬着头皮读，也要花不少时间。邮件也是如此。那么“难读的邮件”是什么样的呢?请看下面的特征：
•每行的字数过多(超过30个字)。
•没有空白。
•不换行。
•一段超过5行。
•应该分条列出的事情写成了一段。
“难读”指的是邮件外观(版式)不够美观，以至于收件人对打开邮件时看到的画面心生反感(失去阅读兴收件人对打开邮件时看到的画面心生反感(失去阅读兴趣)。一旦产生了反感，除非特别的邮件，都会被延后处理。有的人会认为，既然是工作邮件，不管多么难读，也应读到最后。的确，对于不得不读的邮件，收件人会耐着性子读完，不过这时候其对发件人的好感也降到了谷底。难读的邮件甚至会影响收件人对邮件的理解，容易引起理解错误，导致发件人不能准确传达信息，无法获得想要的结果，以至于不得不重复工作，工作的推进也会很缓慢。邮件难读，就会被收件人放在后面处理，结果就是工作推进缓慢。高效能人士为了避免这样的情况出现，会在邮件外观上比别人花费更多心思。特别是给陌生人写邮件时，因为这封邮件决定了你留给对方的印象，所以要尤其注意邮件外观。
对于文章而言，是否易读、想读某篇文章，与过去是否读过同类型的文章有关。例如，你在书店找书，目光停留在某位作家的作品上，这时，如果你想起以前看过这位作家的文章，感觉行文怪异，读起来很困难，就不会再伸手去拿那本书了吧?商务邮件也是如此。处理邮件是业务的一部分，所以即使有抵触的邮件也要阅读。但是如果看到发件人的姓名就会回忆起之前遇到的困难，那么立刻就会失去阅读兴趣，从而导致回复延迟。可以说，邮件外观对工作进度有直接的影响。不管邮件内容写得多么好，收件人不打开看就没有任何意义，你也不会收到回复。所以必须在视觉效果上下功夫。那么邮件的视觉效果应该如何改善呢?接下来我会详细说明。